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Datenschutz

Datenschutzerklärung über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Teilnahme an einer Veranstaltung der SUN Sportsmanagement GmbH

 

 

  1. Verantwortliche Stelle, Beauftragung der Datenverarbeitung

 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist der Veranstalter:

 

SUN Sportmanagement GmbH

vertreten durch den Geschäftsführer Markus Ebner

Messerschmittstr. 5

89231 Neu-Ulm

Telefon: +49 731 880 150–30

E-Mail: info@einstein-marathon.de

 

Der Veranstalter hat folgenden externen Dritten (Auftragsdatenverarbeiter) mit der der Zeitmessung und Verwaltung der Anmeldungen sowie weiteren unten aufgeführten Dienstleistungen beauftragt.

 

Abavent GmbH

vertreten durch den Geschäftsführer Manfred Herz

Heisinger Straße 12, 87437 Kempten

 

Die Abavent GmbH bearbeitet die Personendaten von Athleten, die sich für die Veranstaltung des Veranstalters anmelden und teilnehmen. Dazu hat der Veranstalter mit der Abavent GmbH, zusätzlich zum Hauptvertrag, eine Zusatzvereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.

 

Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union.

 

Soweit Abavent die Datenbearbeitung delegiert, auferlegt Abavent dem Unterauftragsbearbeiter soweit anwendbar mindestens dieselben Pflichten, die auch ihr als Auftragsbearbeiterin mit dieser Zusatzvereinbarung auferlegt wurden und sorgt insbesondere für eine hinreichende Datensicherheit. Abavent bleibt für das Verhalten des Unterauftragsbearbeiters verantwortlich wie für ihr eigenes.

 

 

 

  1. Art und Zweck der Datenverarbeitung, betroffener Personenkreis

 

Die Anmeldung zur Veranstaltung und die Bearbeitung der personenbezogenen Daten der Teilnehmer erfolgt über das Internetportal der Abavent GmbH.

 

Die Bereitstellung folgender (persönlicher) Daten bei der Anmeldung ist für die  Durchführung der Veranstaltung erforderlich und daher zwingend:

 

–              Name

–              Geburtsdatum

–              Geschlecht

–              E-Mail Adresse

–              Nationalität

–              Bankdaten

 

Optional können noch folgende freiwillige Angaben zur Nutzung von Zusatzleistungen gemacht werden:

 

–              Teamnamen

–              Kleidergröße

–              Anschrift

–              Handynummer

 

 

Von der Verarbeitung betroffen sind alle Personen, die sich zur Veranstaltung anmelden oder namentlich gemeldet werden. Die Daten werden grundsätzlich durch Eintragung in das online verfügbare Anmeldeformular bei den jeweiligen Personen selbst erhoben, etwa indem sich ein Athlet für die Veranstaltung anmeldet.

 

Sie können jedoch auch über Dritte erhoben werden, indem beispielsweise ein Athlet durch ein Familienmitglied, einen Freund, einen Sportverein oder den Veranstalter angemeldet und dabei ein Eintrag in seinem Namen eröffnet wird (in diesem Falle geht Abavent sowie der Veranstalter davon aus, dass diese Dritten von der betroffenen Person ermächtigt sind, dies für den  Athleten zu tun; sollte dies nicht der Fall gewesen sein, kann die betroffene Person ihre Angaben und Berechtigungen der Datenverwendungen nachträglich korrigieren lassen).

 

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

 

  • Zur Durchführung der Veranstaltungen, insbesondere für die Organisation der Anmeldung, die Zeitmessung, Start-, Zwischen- und Zielzeiten, für Startnummernprozesse (wie Erstellung von Start- und Ranglisten mit Foto- und Videolink, Zuteilung zu Startblocks, Teambildung), Inkasso, Erfüllung von weiteren veranstaltungsbezogenen Leistungen (wie z.B. Startnummerndruck, Finisher-T-Shirts, Urkunden) etc.

 

  • Kommunikation mit Athleten und Nutzern im Zusammenhang mit Veranstaltungen (z.B. Hinweise der Veranstalter, Kontaktaufnahme im Notfall, Beantwortung von Fragen und Anliegen), zur Zustellung der Startzeiten und Startnummern sowie Ergebnisse an den Athleten, zur Teilnehmerwerbung sowie für Mailings und Marketing des Veranstalters und Dritter;

 

  • im Zusammenhang mit Werbung und Marketing namentlich die Veröffentlichungen in veranstaltungsrelevanten Medien, Versenden von Werbung des Veranstalters;

 

  • Zwecks Erfüllung der rechtlichen Anforderungen und eigener Regeln des Veranstalters, Verfolgung und Umsetzung von verschiedenen Rechten, Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen, Beschwerden, Missbrauchsbekämpfung, für die Zwecke von rechtlichen Untersuchungen oder Verfahren zur Beantwortung von Anfragen von Behörden;

 

  • Für statistische Auswertungen, Analysen und Dokumentation, Berichte und Öffentlichkeitsarbeit; und

 

  • Für andere Zwecke, soweit eine gesetzliche Pflicht die Bearbeitung erfordert oder diese zum Zeitpunkt der Datenerhebung aus den Umständen erkennbar oder angezeigt waren.

 

 

 

  1. Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten

 

Soweit der Teilnehmer dem Veranstalter personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, werden diese ohne dessen gesonderte Einwilligung nur insoweit verwendet, wie es für die Durchführung des Vertrages, zur Beantwortung Ihrer Anfragen und für die technische Administration erforderlich ist.

 

Abweichend davon wird die E-Mailadresse des Teilnehmers in der Folge durch den Veranstalter für den Versand von Hinweisen zu aktuellen und zu zukünftigen Veranstaltungen verwendet.

 

Darüber hinaus erklärt sich der Teilnehmer zu Werbezwecken mit der Veröffentlichung seines Namens, Vornamens, Geburtsjahres, Teamnamens, seiner Startnummer und seiner Ergebnisse in allen veranstaltungsrelevanten Medien (Teilnehmerliste, Ergebnisliste, Zeitungen etc.) einverstanden.

 

 

 

  1. Speicherdauer

 

Die Speicherdauer beträgt beim Veranstalter maximal 2 Jahre. Ausgenommen davon sind Platzierungen, Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der Teilnehmer. Diese werden zur Erstellung einer Historie und die Ermittlung von Jubilaren und solange gespeichert, wie die Veranstaltung stattfindet.

Soweit der Teilnehmer seine E-Mail-Adresse für den Empfang eines Newsletters/ Info-Mails des Veranstalters angemeldet hat, wird diese für eigene Werbezwecke genutzt, bis der Teilnehmer der Verwendung widerspricht. Die Abmeldung ist jederzeit per E-Mail an info(at)einstein-marathon.de möglich.

 

Die Abavent GmbH wird nach Abschluss der Erbringung der Bearbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten bis zu 10 Jahre archivieren und teilweise personenbezogene Daten in Form von Ergebnislisten öffentlich im Internet bereitstellen soweit keine anderslautende Weisung durch den Veranstalter erteilt wird. Nach spätestens 10 Jahre erfolgt die endgültige Löschung, sofern nachdem für Abavent anwendbaren Rechts keine weiterreichende Verpflichtung zur Speicherung dieser Daten besteht.

 

 

  1. Foto- und Bewegtbildaufnahmen

 

Der Veranstalter ist berechtigt, Foto- und Bewegtbildaufnahmen von den Teilnehmern im Rahmen der Veranstaltung zu erstellen bzw. erstellen zu lassen und diese ohne jegliche zeitliche, örtliche und inhaltliche Einschränkung im TV, Internet, in Druckwerken, jedem bekannten und auch zukünftigen Medium, auch für Werbezwecke ohne zeitliche Begrenzung unentgeltlich zu verwenden, insbesondere zu veröffentlichen und/oder zu bearbeiten, d.h. ohne dass hierfür eine Vergütung/Entschädigung geleistet werden muss. Dies umfasst insbesondere das Recht, Dritten (z.B. Sponsoren der Veranstaltung) das Recht zur Nutzung einzuräumen.

 

Ausdrücklich nicht umfasst ist die Nutzung einzelner Teilnehmer (oder einer Gruppe) in einer Art und Weise, die die betreffenden Teilnehmer in einer Art und Weise herausstellt, dass nicht mehr die Veranstaltung bzw. Veranstaltungsteilnahme, sondern die Person selbst im Vordergrund steht. Derartige Nutzungen bedürfen der vorherigen Freigabe der betroffenen Teilnehmer.

 

Der Veranstalter beabsichtigt professionelle Fotos von der Veranstaltung und den Teilnehmern anfertigen zu lassen durch:

 

 

  1. Rechte der betroffenen Personen

Jede betroffene Person hat das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.

Der Teilnehmer hat entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der ihn betreffenden Daten oder die Berichtigung der ihn betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Der Teilnehmer hat nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Der Teilnehmer hat das Recht zu verlangen, dass die ihn betreffenden Daten, die er dem Veranstalter bereitgestellt hat nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

Der Teilnehmer hat ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Der Teilnehmer hat das Recht jederzeit Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten, einschließlich Herkunft und Empfänger seiner Daten sowie den Zweck der Datenverarbeitung.

Sollte der Teilnehmer Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner personenbezogenen Daten haben oder Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten begehren, kann er sich ebenso wie zum Widerruf erteilter Einwilligungen per Post oder E-Mail an die verantwortliche Stelle des Veranstalters, der Abavent GmbH und des Fotoservices wenden:

Abavent GmbH

Julia Doser

Heisinger Straße 12, D-87437 Kempten

dsgvo@abavent.com

SUN Sportsmanagement GmbH

Birgit Kühner (Ansprechpartnerin im Bereich Datenschutz)

Messerschmittstr. 5

89231 Neu-Ulm

Telefon: +49 731 880 150–30

E-Mail: info@einstein-marathon.de

 

 

Sofern der Teilnehmer der Ansicht ist, dass der Veranstalter durch die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstoßen hat, hat der Teilnehmer das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Diese Datenschutzerklärung gilt nur für Inhalte auf Servern des Veranstaltungspartners Arena Ulm/Neu-Ulm Betriebsgesellschaft mbH und umfasst nicht die auf dessen Seite verlinkten Webseiten.